Cómo migrar el correo de tu empresa a Office 365 sin cortes

Migrar el correo asusta porque es lo que más se nota si falla: un buzón que no llega o un archivo que desaparece. Con una buena preparación, el cambio se hace sin que el equipo deje de trabajar. Esta es la secuencia que recomendamos.

1. Haz inventario antes de tocar nada

• Lista de buzones, alias, listas de distribución y buzones compartidos.
• Tamaño de cada buzón, para estimar el tiempo de copia.
• Dónde está el dominio y quién gestiona su DNS.
• Dispositivos y programas que leen el correo (Outlook, móviles, escáneres o impresoras que envían correo).

2. Elige el plan y crea los usuarios

Office 365 incluye correo con Outlook y Exchange, además de Teams, SharePoint y OneDrive. Elige el plan según lo que va a usar cada persona y da de alta los usuarios con su dirección definitiva. Activa desde el principio la autenticación multifactor.

3. Copia el correo existente

El correo se copia desde el servidor actual a Office 365 mientras tu equipo sigue trabajando con normalidad. Se puede hacer por adelantado, de forma que el día del cambio solo quede lo más reciente.

4. Cambia el DNS en una ventana tranquila

El cambio de los registros MX es el momento en que el correo nuevo empieza a llegar a Office 365. Hazlo fuera de horas punta, por ejemplo un viernes por la tarde, y avisa al equipo. Mientras el cambio se propaga, algunos mensajes llegan todavía al servidor antiguo, así que no lo apagues de inmediato.

5. Configura los dispositivos

Recuerda reconfigurar Outlook, los móviles y los equipos que envían correo (escáneres, impresoras, aplicaciones). Es lo que más se olvida y lo que más incidencias genera la primera semana.

6. Revisa la semana siguiente

• Pasa una segunda copia para recoger lo que llegó al servidor antiguo.
• Comprueba SPF, DKIM y DMARC para que tu correo no acabe en spam.
• Cuando todo esté bien, da de baja el servicio antiguo.

Variante: migrar por fases con correo híbrido

Si no quieres pasar a todo el equipo a la vez, puedes hacerlo por fases con correo híbrido. Los registros MX apuntan a Office 365 desde el principio y unos conectores de enrutamiento reenvían al hosting actual las direcciones que todavía no se han migrado. Así:

• Todo el correo entrante pasa ya por el antivirus y el antispam de Office 365, incluso el de las cuentas que siguen en el hosting.
• Cada persona pasa a Office 365 cuando le toca: se copia su correo y se cambia el enrutamiento de su dirección.
• Quien no necesita Teams, SharePoint u OneDrive puede quedarse con su cuenta POP en el hosting, sin pagar una licencia de más.

Lo hacemos nosotros: mira el Hosting Híbrido POP-365.

Errores habituales

• Cambiar el DNS sin haber copiado antes el correo antiguo.
• Olvidar los alias o los buzones compartidos.
• Dejar sin reconfigurar el escáner o la impresora que envía correos.
• No avisar al equipo de la fecha del cambio.

¿Quieres que lo hagamos nosotros?

Distribuimos licencias de Office 365 y nos encargamos de la migración y del soporte posterior por correo electrónico y teléfono. Mira nuestra página de Office 365 para empresas o escríbenos y lo planificamos contigo.