Com migrar el correu de la teva empresa a Office 365 sense talls

Migrar el correu fa por perquè és el que més es nota si falla: una bústia que no arriba o un fitxer que desapareix. Amb una bona preparació, el canvi es fa sense que l’equip deixi de treballar. Aquesta és la seqüència que recomanem.

1. Fes inventari abans de tocar res

• Llista de bústies, àlies, llistes de distribució i bústies compartides.
• Mida de cada bústia, per estimar el temps de còpia.
• On és el domini i qui en gestiona el DNS.
• Dispositius i programes que llegeixen el correu (Outlook, mòbils, escàners o impressores que envien correu).

2. Tria el pla i crea els usuaris

Office 365 inclou correu amb Outlook i Exchange, a més de Teams, SharePoint i OneDrive. Tria el pla segons el que farà servir cada persona i dona d’alta els usuaris amb la seva adreça definitiva. Activa des del principi l’autenticació multifactor.

3. Copia el correu existent

El correu es copia des del servidor actual a Office 365 mentre el teu equip continua treballant amb normalitat. Es pot fer per endavant, de manera que el dia del canvi només quedi el més recent.

4. Canvia el DNS en una finestra tranquil·la

El canvi dels registres MX és el moment en què el correu nou comença a arribar a Office 365. Fes-ho fora d’hores punta, per exemple un divendres a la tarda, i avisa l’equip. Mentre el canvi es propaga, alguns missatges encara arriben al servidor antic, així que no l’apaguis de seguida.

5. Configura els dispositius

Recorda reconfigurar Outlook, els mòbils i els equips que envien correu (escàners, impressores, aplicacions). És el que més s’oblida i el que més incidències genera la primera setmana.

6. Revisa la setmana següent

• Passa una segona còpia per recollir el que va arribar al servidor antic.
• Comprova SPF, DKIM i DMARC perquè el teu correu no acabi a spam.
• Quan tot estigui bé, dona de baixa el servei antic.

Variant: migrar per fases amb correu híbrid

Si no vols passar tot l’equip alhora, ho pots fer per fases amb correu híbrid. Els registres MX apunten a Office 365 des del principi i uns connectors d’encaminament reenvien al hosting actual les adreces que encara no s’han migrat. Així:

• Tot el correu entrant ja passa per l’antivirus i l’antispam d’Office 365, fins i tot el dels comptes que continuen al hosting.
• Cada persona passa a Office 365 quan li toca: es copia el seu correu i es canvia l’encaminament de la seva adreça.
• Qui no necessita Teams, SharePoint o OneDrive es pot quedar amb el seu compte POP al hosting, sense pagar una llicència de més.

Ho fem nosaltres: mira el Hosting Híbrid POP-365.

Errors habituals

• Canviar el DNS sense haver copiat abans el correu antic.
• Oblidar els àlies o les bústies compartides.
• Deixar sense reconfigurar l’escàner o la impressora que envia correus.
• No avisar l’equip de la data del canvi.

Vols que ho fem nosaltres?

Distribuïm llicències d’Office 365 i ens encarreguem de la migració i del suport posterior per correu electrònic i telèfon. Mira la nostra pàgina d’Office 365 per a empreses o escriu-nos i ho planifiquem amb tu.